Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).
La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
Elementos de la pantalla Excel
Al entrar en Excel aparecerá la siguiente ventana:
En la que se distinguen las siguientes partes.
- Barra de inicio rápido
- Barra de Titulo de la ventana Excel, incluye el nombre del libro abierto.
- Botones de control de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar)
- Fichas de opción. Es la forma de presentar las barras de herramientas.
- Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las herramientas "Formato" incorporadas dentro de la ficha "Inicio".
- Columnas de la hoja.
- Filas de la hoja.
- Celda activa.
- Cuadro de nombres.
- Asistente para funciones.
- Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
- Barra de desplazamiento horizontal que permite trasladar el contenido de forma lateral.
- Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de "zoom" de forma rápida y precisa.
- Controles para cambiar la vista de la hoja.
- Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se esta realizando.
PLANEA, INTRODUCE, EDITA Y ORDENA DATOS
Elementos del área de trabajo de hoja de cálculo
- Celda. Es la unidad básica de una hoja de cálculo se forma de la intersección de una fila con una columna.
- Fila. Son secciones horizontales y se nombran por medio de números arábigos 1,2,3... Una hoja tiene 1048576 filas.
- Columna. Son las secciones verticales de una hoja de cálculo y se nombran por medio de las letras del alfabeto: A, B, C... (A-Z, AA-AZ, BA-BZ, IA,-XFD).
Ordena, edita e introduce datos.
Cuando las celdas se encuentran en estado de introducir o modificar no se podrán asignar atributos a las celdas, para pasar a modo de listo tendremos que dar clic en el icono de introducir de la barra de formulas, para poder asignar cualquier atributo a la celda.
Ordenar datos.
Podemos ordenar los datos de nuestra hoja electronica de cálculo para verlos y comprender mejor la información que se presenta, para ordenar los datos, debemos realizar el siguiente procedimiento:
- Seleccionar los datos a ordenar
- Ir a la ficha de datos icono de ordenar
- Aparecerá una ventana donde seleccionaremos el criterio por el cual queremos ordenar en nuestro ejemplo lo vamos a ordenar por calificacion de menor a mayor.
Formatos
Los formatos son los tipos de datos que puedes capturar en Excel, estos te ayudan a formar tus datos de acuerdo a como los necesites y se encuentran ubicados en la opción Inicio>Numero
Los formatos pueden ser:
- General, son valores numéricos pero no estan separados por miles ni decimales
- Número, son para obtener operaciones con ellos y pueden tener o no decimales
- Moneda, son para ejecutar precios y pueden ir con decimales o sin ellos pero con el signo de moneda del país que tu desees.
- Contabilida, son valores numéricos tipo moneda, sólo que el signo de pesos sale cargado a la izquierda y pueden ir o no con decimales; sirven para hacer cálculos contables con los signos positivos o n egativos.
- Fecha, son para formatos de fecha y hay de varios tipos según lo desees con fecha corta, etc.
- Hora, son formatos para hora con minutos o segundos, cortas o largas.
- Porcentaje, son para valorfesde signo porcentual.
- Fracción, son para quebrados.
- Personalizada, se puede definir como uno quiera.
Gráficas
Gráficos e imágenes Un gráfico es la representación
visual de los datos de una hoja de cálculo que facilita su interpretación. Sin
duda, un gráfico dice más que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Crear gráficos por el usuario
Antes de insertar un
gráfico deberá estar disponible en la barra de herramientas Gráfico. Para
acceder a la misma, debemos ejecutar menú Insertar > Gráfico Esta barra
contiene varios comandos, entre ellos, el tipo de gráfico que permite selec-
cionar alguno de los tipos disponibles.
Títulos
El Título del gráfico, es el nombre
que aparecerá en la parte superior de éste. También se puede poner en las
categorías de los ejes, ya sean verticales u horizontales.
Pestaña
Rótulos de datos. Se pueden asignar varios
marcadores a los datos del gráfi- co, ubicándolo en la parte superior de cada
barra representada.
Insertar imágenes en un gráfico
Desde Archivo
• Se coloca el cursor en la celda donde
se insertará la imagen. Se jecuta Insertar > Imagen > Desde archivo…
• Se elige la imagen y Aceptar.
Prediseñadas •
Se coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. se ejecuta
Insertar > Imagen > Imágenes prediseñadas… • Elige la imagen y Aceptar.
Otras imágenes. Se pueden insertar otros tipos de
imágenes o dibujos, tales como Autoformas, WordArt y Organigramas. Se coloca el
cursor en la celda donde se insertará la imagen. Se ejecuta Insertar > Imagen >
Autoformas o WordArt u Organigramas. se elige la imagen y Aceptar.
Fórmulas y funciones
Las fórmulas son expresiones alfanuméricas que a
través de operandos y operadores per- miten realizar cálculos numéricos como:
sumar, restar, dividir, multiplicar, promediar, etc. para obtener un resultado.
Se componen de valores, operadores y direcciones de celda. Los valores son los
números que intervienen; los operadores son los signos de (+, -, *, / ) y las
direcciones de celda, conocidas como referencias de celda, indican la ubicación
de los valores que van a ser parte de la fórmula.
Rango
se
define como un conjunto de celdas, pueden localizarse en la misma co- lumna ó
fila; o bien puede ser un bloque rectangular de varias filas y columnas. Cuando
el rango de celdas se constituye de celdas que se encuentran en un orden
consecutivo; se le llama rango de celdas adyacentes.
Funciones de Fecha y Hora
AHORA () Devuelve el número de serie de la fecha y
hora actuales.
DIASEM Devuelve el día de la semana correspondiente
al argumento número_de_serie. El día se devuelve como un número entero entre 1
(domingo) y 7 (sábado).
HOY () Devuelve el número de serie de la fecha
actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa
para los cálculos de fecha y hora.
Protege la hoja de cálculo
Al manejar información debemos tener siempre en
cuenta las medidas de seguridad, és- tas son aquellas que evitan que nuestros
archivos sean dañados o modificados por perso- nas ajenas, nos permiten
resguardar y proteger la información buscando con esto mante- ner la
confidencialidad e integridad de la misma, por lo que la información sólo puede
ser modificada por personas autorizadas.
Imprime la hoja de cálculo
Una vez que concluimos con nuestro trabajo y si se requiere
tener el trabajo físicamente, Excel nos da las opciones necesarias para
configurar la hoja según nuestras necesidades y mandarla a imprimir.
Publica la hoja de cálculo
Otra opción que nos ofrece Excel para controlar lo
que se guarda o edi- ta, es publicar una copia del documento en PDF o XPS.
Podrá guardar un archivo como PDF o XPS de la siguiente manera:
- Botón de Office 2. Guardar
como 3. PDF o XPS
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